从总体上来看，应用文的用途表现在如下几个方面：
第一，应用文是党和政府贯彻执行党和国家的方针政策，发布法规，指导工作的重要工具。具体讲有如下三点：
1。法规作用
所有的法规性文件都具有法规指导作用。这里所说的法规性文件，指的是下面的三种文件：一是经过全国人民代表大会通过的文件，这类文件，称为法律；二是全国人民代表大会常务委员会通过的文件，称为法令；三是国务院通过的文件，称为行政法规。在我国经济领域内，国家还制定了许多经济法规，这也是法规性文件。这些法规性文件，都具有严肃的法制约束力，任何集体和个人都必须遵守，不能违犯。
2。执行作用
所谓执行，就是把文件的内容，通过贯彻执行，使文件的条文的内容变为事实的过程。应用文中的多数文件，都是为了贯彻执行党和国家的某一项方针政策而发的。不要求执行的应用文几乎没有。
发挥应用文执行作用的具体办法是：合法，惟实，有人。合法，我们写出的应用文要合乎党和国家的政策和法令；惟实，就是我们写出的应用文要符合客观实际；有人，就是要有德才兼备、作风正派的得力干部。三者具备，才能体现应用文的执行作用。
3。教育作用
其特点是：应用文用实际的事例给人以警戒，如通报，它通过表扬或批评典型事例，经验教训，来教育有关人员，借以改进工作。
第二，应用文可以起上传下达，互通情报的作用。如，工作报告、情况报告、调查报告，请示都有上传情报的作用；通知、指示、通报、通告等，都有下达的作用。上传下达，上下级互通情报。这种作用在所有文体中，只有应用文表现得最为突出，其他文体则不明显。这一条，就要求我们，在执笔起草应用文时，要准确地掌握情况，交流情况，否则我们写出的应用文就会脱离实际，甚至导致失败。
第三，应用文可以起宣传作用。无论是对下级还是对上级，就广义而言，应用文都可以起到宜传作用。这就是说，我们在写应用文时，根据需要和可能，在行文中需要讲道理的时候，要把道理说透。这样做，对下级可以起到更好地动员群众，把上级的指示精神变成实际行动。对上级，可以促使领导下决心，拍板定案。当然具体写作时，要强调宣传效果，实事求是，决不能吹牛撒谎。