同一般文章相比,应用文的特点表现在如下四个方面:
第一,在内容上,力求准确、明白,有针对性。因为任何一篇应用文,都要或多或少地说明工作中的情况,提出要解决的问题,所以常常在应用文中要写到时间,地点,基本情况,事件的原委,处理办法或措施等方面的内容。这就要求我们写出的应用文,情况要准确,明白,针对性强。如果我们写出的应用文达不到这一要求,就容易犯错误,给现代化建设带来损失。
第二,在形式上,应用文都有固定的惯用体式。由于应用文被广泛地运用到社会生活的各个领域,而且时常使用,这样在工作实践中就逐渐地形成了各种各样的约定俗成的惯用体式。如通知,一般由标题、称呼、正文、结尾、署名和日期五部分组成,它同计划就有区别。情况报告,有情况报告的体式,它和条例就不同。这种惯用体式同文学作品的不断创新的思想是对立的。当然,我们也不要绝对化,随着文体不断变化,也要有相对的变化。我们对应用文的体式要采取正确的态度,既不要随意变动,但也不能永远受其束缚,根据具体情况恰当地加以运用。
第三,在语言的运用上,要力求通俗、明白、简洁。通俗,就是口语话、大众化;明白,就是读的人能读懂,听的人听清楚,明白你的意思;简洁,就是用尽量少的文字,表达丰富的内容。有的同志在写应用文时,总爱用一些文艺性的手法,这对不对呢?一般说来,多数应用文不宜采用文艺手法,不需要描写和抒情,更不允许虚构和夸张。个别应用文,有时作者也作一点描述,也是必要的,但其目的仍是为了说明问题,不是为塑造人物形象。
第四,在时间上,要写得及时,发得及时,办得及时。这与应用文都是为了解决问题而写的有关。