一、什么是回复报告
回复报告，又称答复报告。回复报告是上级机关向下级机关了解、询问某一情况或问题，下级机关作出答复时，所使用的一种报告样式。例如，人民群众向某一单位的上级机关书面或口头反映情况，提出批评，请求解决问题。为了对人民群众负责，受批评的这个单位或这个单位的上级机关有责任对批评作出答复。在这种情况下，上级机关可写信让这个单位作出书面答复。这是上级机关向下级机关了解情况的一种方法，使用机会比较多。有一定文字表达能力的同志都应该会写这种报告。
二、怎样写好回复报告
接受执笔写回复报告的同志先要仔细阅读上级机关发来的信件，搞清楚询问的主要问题及其目的。而后再问清本单位领导对此问题的答复意见。此时，如果你所掌握的情况足以答复上级机关所提问题就可以起草写回复报告了，要是你心中还没有十分把握，就向有关单位或个人进行必要的调查研究，力求做到实事求是，回复恰当。
写回复报告用词造句要肯定、周全，不能模棱两可。这样做有利于上级机关对问题作出迅速正确处理。
执笔人要掌握回复报告的结构方法。回复报告由如下几部分组成：
第一部分，标题。例如，(关于陆沟乡张六超生情况的回复报告》，用一个表示范围的“介词结构”的形式加以表达，在“回复报告”四字前面写进回复的主要内容，让人一看标题就知道是对什么事情的答复。
第二部分，称呼。写来信或派人来询间情况的上级机关或领导人姓名和职务。写在标题下空一行，顶格写，后加冒号(：)，如“X、市计划生育委员会张钟主任：”。
第三部分，正文。回复的主要内容就写在这里。写法是：先写什么时间收到了了解情况的信或见到了派来进行了解和调查情况的同志。接下去用一句话提一下要回复的问题。再写一两句答复前的准备工作。这三句话由一小段文字组成，这算一层意思。第二段写回复的全部内容。如果事件简单只用一段文字表达就可以了；假如事情复杂，可分若干段来写。这部分内容和请示、情况报告不同的地方在于，它必须针对领导机关所提问题进行回答。与所问无关者不要写。如感到有些情况需要让上级领导了解时，可在必要的地方插进去，但要作出一些说明。在这部分最后，要用一段文字写上“以上回复，如不当或不足，请指示”的话，“指示”二字后用句号(。)。
第四部分，署名和日期。位置在正文后第三、四行处，分两行写。如果了解情况的上级机关不止本部门或单位(如不是本校本厂)要写上单位名称的全称。