第二部分，主体。这是公文结构中最重要的部分。在此部分中，一般写三个方面的内容：摆事实、讲清道理、提出要求。
下面，我们把几种常见的情况介绍一下，供参考。
如果你执笔起草的公文的正文是向上级机关写的报告，目的是反映情况，请求指示，在正文中你要扼要地叙述事情的经过、待解决的问题、解决的初步意见。
如果你所写的公文的正文是向上级有所请示，或者提出具体意见，要上级机关作出答复的，在主体中要陈述充分理由，供上级机关作指示、决定时作为答复依据。
如果是上级对下级所作指示，在主体中就应讲明意义，提出解决问题的具体措施和要求。
如果是平行级机关或者是不相隶属的机关之间商洽工作，就要根据事实，提出本单位的看法和意见，供对方参考。
主体部分在文字表达上，其要求是：简明、确切、条理清楚。内容较多的，要分若干段写，也可以加上分层序码表示层次之间的关系。分层序码的习惯用法：一、(一)、1、(l) 、① 。
如果你写的公文是上行文，不要求上级机关作出答复的工作报告或情况报告，结尾用语可以写：“以上报告，请审查。”要是要求上级机关批复、批准的，可以写：“上述报告，是否妥当，请批示。”或者写：“此报告当否，请批示。”或者写：“以上请示，请批复。”如果是要求转发的，可以这样写：“以上报告，如无不当，请批转。”等等。
如果你执笔起草的公文的正文是下行文，要求下级贯彻执行的，其结尾用语可以写：“特此通告，希即认真贯彻执行。”如果是要求待执行后把情况上报的，结尾用语可写：“以上各点，希望遵照办理，并将情况及时上报。”或者写：“希即研究执行，如有意见随时向我们反映。”等等。
如果你写的公文的正文是平行文，其结尾用语可写：“特此函达。”或写：“特此函请查照，并希见复为荷。”或写：“特此函复。”或写：“此致敬礼!”
结尾用语末尾一个字的后边用句号(。)，极个别的用感叹号(!)。
第七项：附件
附件是附在正文之后的文件材料，它是有些公文的重要组成部分。如随文转发和报送的文件，随文颁发的制度、办法、规章以及文件中的报表、说明材料等。
附件的书写位置在正文之后，机关名称之前。在“附件”二字之后写明附件的名称和件数。
要是一件公文是为报送附件或颁发法规的，在正文中已写明
附件名称、件数，在这样的正文之后，可以把附件省掉不写。
第八项：发文机关
发文机关又称落款，书写位置在正文的右下方第三行处，左边的第一个字不能超过稿纸的中间线。倘若机关名称字较多，可写成两行。两个以上单位发文，机关名称可按先后次序或在文中的地位排列。
发文机关最好写全称，以表示严肃负责，如果写简称，也不要过简，如“玉山县计划生育委员会”，这是全称；简称可写成“玉山县计生委”。
如果需要以机关领导人的名义行文，应在机关后边冠以职务身份，如“玉山县计划生育委员会主任管文山”。
发文前机关名称上要加盖印章。有的在名称上只盖公章而省掉机关名称。这时，机关印章要盖在公文末尾年月日的中间。在机关名称上盖印章是文件生效的标志，因此发文时不能漏掉盖公章，也不能把印章盖得模糊不清，使收件机关难辨真伪。有些党的领导机关大批印发的公文，事先按照规定的格式专门印刷了文件版头，并通过机要交通转递，可以不加印章而同样有效。
第九项：发文年月日
公文要注明发文年月日，以表明公文从什么时间开始生效。发文年月日位置在发文机关的下面，一般要求与机关名称上下对齐，也可以稍向右错开一点，但不能错得过多，否则不整齐，难看，发文的年月日必须都写上，不能省略，如不能把“2003年6月1日”写成“03年6月I日”或写成“2003。6。1”。省掉年份月份会给日后查找文件带来困难。
发文年月日多数以机关领导人签署的日期为准；两个以上机关联合发出的公文，以最后签发机关签署的年月日为准，具有法规性的公文，以批准日期为准，也可以在正文的最后专门规定生效和开始执行的日期；会议通过的文件，以会议的日期为准；属于一般性例行公文，如通知、公函、请示、批复等，以实际发出日期为准。
第十项：抄报、抄送单位
抄报、抄送单位是需要了解发公文内容的有关单位。
抄报是指送给发文的上级机关。书写位置在年月日的下面，空一行，也就是从第二行起写“抄报”二字。写时空两格，也就把它算做一段文字，“报”字后加冒号(：)。如果单位较多，单位与单位之间加顿号(、)，最后加句号(。)。
抄送单位是指要送给与公文内容有关的平行机关。书写位置在报送单位的下面。写法与报送相同。
在确定抄报抄送单位时要注意两点：①要控制数量。切忌不根据实际需要的情况滥报滥送，以免造成不良后果。②防止漏报漏送，以免工作脱节，失去协调。
最后附带说一下，公文的文字的写法一律从左往右横写，横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，
也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
公文稿纸和拟稿纸样式附后，供参考。
第一种，带文件版头的稿纸样式。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头的制法是：用套红大字印上“XXX文件”，位置在稿纸1/4长度的上方中间。在其下方中间加上“XX字(2003 X)第X号”这样的编号。在其左侧分上下加上“(机密)”和“(紧急)”这样的字样。接着在稿纸的约四分之一长度的地方画一中线，如果是党的各级机关的文件，中线的中间画一红五星；如果是政府机关的文件可只画中线。具体格式如下：
第二种，不用文件版头的稿纸样式。
第三种，公文拟稿用纸样式。起草公文有专用的稿纸，是起草人起草、有关人员审核、单位领导签署及秘书部门编号、打字印刷或缮写时使用的。这种稿纸一律采用16开单页或八开双页(长26。5厘米，宽19厘米)。其样式如下。
还有一种通行的拟稿纸格式，选列于后：