表扬信是赞扬好人好事的一种公开书信。它侧重赞扬单位或个人所做的好事，歌颂新思想、新风尚。写信的内容必须具体真实，不必多加描绘，但必须把表扬对方的原因即把事情发生的时间、地点、经过写清楚。
表扬信的书写格式，通常在第一行中间写上“表扬信”三字。信的开头要写明受表扬的具体单位或个人，接着写信的正文—赞扬先进事迹和模范行为。信的结尾要写明表扬什么先进思想。最后要写清楚写表扬信的单位或个人，还要注意表扬的日期。另外语言力求热情洋溢，使人感到对方的确精神可嘉，让人受到鼓舞和教育。