一、什么是批复
批复又称批文。批复是上级领导机关在答复下级机关的请求事项的时候，所常使用的一种应用文样式。这种文章，有时由上级领导机关的负责人自己执笔来写，有时由上级领导机关中的秘书根据领导研究的意见，负责写出。所以，各级领导机关中的负责同志和处理日常文字事务的秘书班子中的每个成员，都应该会写批复。
二、怎样写好批复
执笔人要弄清楚批示和批复的关系。批示具有批复和批转的作用，但与批复又有区别。批复的对象是请示机关，批复的内容是对所请示机关请示的问题的书面答复。它除了发送请示机关而外，其他单位不再发送。批示除了发送到直接请示问题的机关以外，还可以发送给与此有关的其他应遵照办理的有关机关或单位。
在写批复文字以前，执笔人必须十分熟悉下级机关所请示的问题的全部内容，必要时还需要进行调查研究，否则有可能出现错误。
写批复时，如果对下级请求的问题一时把握不准，要学习党和国家的有关方针政策。然后，根据所请示的问题，按照上级文件精神，实事求是地给予明确答复。语言要概括、简明、周密。
此外，执笔人要了解写批复意见中常见的三种情况。
(1)同意下级的请示意见。在弄通请示问题之后，就针对来文提出的问题和要求，简要地给予答复。如果是“基本同意”，“原则同意”，那么就把原因简明扼要地答复清楚，尤其是对不同意的部分要提出具体修改意见，或另外提出补充意见和应注意的问题。
(2)不同意下级的请示意见。对于不同意下级请示问题的批复；要注意把不同意的原因讲清楚，以便请示单位对工作作出新的安排。
(3)解答下级提出的疑难问题。有些请示是在工作中或执行上级文件中遇到的疑难问题，一时拿不定主意，请求上级解答。答复人先要细致阅读来文所提疑难问题，而后运用有关方针政策精神，有针对性地给回答。
执笔人要掌握批复的写作方法。一篇完整的批复文件，应包括如下几部分：
第一部分，批复的标题。
例一：
国务院关于XX省设立XX市的批复
xx省人民政府：
一九xx年九月十四日请示悉。同意设立xx市。以xx县城关镇、红庙公社以及七里公社的新光、民主、红旗、先进四个大队为xx市的行政区域。xx市委托地区行政公署领导。
中华人民共和国国务院
200X年X月X日xx
例二：
教育部关于《写作》杂志公开出版的批文
(2003)教高一字003号
说明：在“批复”或“批文”二字的前面，一般写进批复的单位名称、请示的单位名称、请示的主要内容和文种。在标题下面或右下方还要注明编号。
第二部分，批复的称呼。在编号下面空一行，顶格写，写明递交请示的机关或单位的名称。如果是要这个机关或单位代转，可在名称后用括号注明转送的机关或单位名称。
第三部分，批复的正文。正文包括开头和批复的重点内容。
批复的开头，一般极其简要地引述来文的请示事项，或者引述来文的字号，作为批复的依据。
批复的重点内容，是上级领导机关对原请示中的问题，所作出的具体答复。一般答复有同意和不同意两种意见。如果同意下级机关或单位的意见，一般还要给予具体指示。如果不同意下级机关的意见，一般要极简要地说明理由，让他们明白不同意的原因，以便他们作出相应的安排。
第四部分，写批复的上级领导机关的单位名称和批复日期。位置写在正文右下方，分两行写。机关名称上要盖公章。
下面，请看一篇上级领导机关同意下级机关的请示报告的意见的批复。
教育部关于《写作》杂志公开出版的批文
(2003)教高一字003号
武汉大学(转中国写作研究会)：
同意《写作》杂志创刊，公开发行。
该刊所需用纸请向省出版局申请列入计划，报国家出版事业管理局解决。
中华人民共和国教育部（盖章）