(一)什么是书信
书信是日常生活中广泛应用的一种文体，是不在一起的同志、亲友、组织之间互通信息、交流思想、协商问题、表达感情的书面形式。借助书信，人们可以超越空间的阻隔，及时联系加强交往，解决问题。它对人们的工作、学习和生活，是不可缺少、应用广泛的交际工具。
信，古代叫“尺犊简才‘”。那时没有邮政，人们曾经幻想鱼雁传书，“客自远方来，遗我双鲤鱼，呼儿烹红鱼，中有尺素书”。自古以来，我国将书信和送信的人比作鸿雁。“烽火连三月，家书抵万金”，远在异乡，如果能得到一封家书或友人的来信，那是一种多么大的喜悦和欣慰啊!
写信跟写文章不同。写文幸，是写给大家看的，没有固定的对象，无论是说明一件事情，表达一种意思，或者表达一种感情，考虑的是一般读者，不是个别读者。可是，写一般书信，是写给某一个人看的，事先就知道读者对象，这样，写信的时候不得不考虑自己和收信人之间的关系，考虑它的格式和要求。
书信分为一般书信和专用书信。亲友之间联系工作、商量事情、交流感情、询问生活状况的书信，叫一般书信;具有某种专门用途的书信，如介绍信、证明信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信等等，叫做专用书信。
这里我们只谈一般书信的写作知识。
(二)书信的写作结构和格式
一般书信，往返于个人与个人之间，写起来比较随便、自由，只要把想说的话和要讲的事用书面语言表达清楚就可以了。但是，作为人们普遥使用的交际工具，书信也有它特定的结构和格式。这种结构和格式是约定俗成的，人人都要遵守而不能违背。
1.信封的结构和格式。信封有横写和竖写两种形式，横写信封由上至下分行写，竖写信封从右至左分行写。
第一行填写收信地址的坏政编码。
第二行顶格写收信人的地址。
第三行亦即信封的正中写收信人的娃名，性名后面一般要写“收”、“启”等字样。
第四行至少空两格，写寄信人的地址和性名，姓名后一般要写上“寄”、“绒”等字样。
第五行填写寄信地址的邮政编码。
2.信抓的结构和格式。信抓就是书信的内页，一般分以下几个部分。
(1)开头。第一行顶格写收信人的称呼，后面加冒号。称呼一定要看对象，因人而异，远近有别，合适得体，恰如其分，让收信人感到自然、亲切。否则，称呼用得不当，就会让人感到勉强、生硬，甚至旭尬、反感。
(2)正文。是信的主要部分。正文要另起一行，空两格写起。根据内容适当分段。它包括如下内容:
首先，向收信人表示问候。单独成行，空两格写，不可接着称呼写飞其次，询问对方情况，表示关心，如果是复信，应当先回答对方来信中提出的问题，再打听时方的近况;再次，谈谈自己的情况，然后写出自己有何提难和要求，真诚希望得到对方的解答和帮助。如果还有其他内容，可以接着写。
(3)结尾。一般是写表示祝愿和敬愈的话。如“此致敬礼”、“祝你健康”等。“此致敬礼”的写作格式是:接着正文写或另起一行空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼，’;“祝你健康”之类应另起一行空两格写。祝愿的话也和开头的称呼一样，要因人、因时、因具体情况而异，不可乱用。
(4)署名及时间。在右下方署上写信人的姓名，姓名前加上自己的称呼。性名下写上写信的年、月、日。
(5)附言。信已经写完了，如果又想起一些什么事情要告诉对方，可以补写在最后，可以先写一个“附”字，后面加上胃号。写完补充的话，再加上“又及”两个字来说明。有时，“附”字可以省略，但“又及”不能省略。
(三)书信的写作要求与技巧
1.写书信的态度要严肃认真。从一封信往往能看出一个人的思想认识、工作态度、工作能力、文化修养和知识水平。随随便便写信，会给自己带来不好的影响，有时还会给工作带来损失。因此，务必以严肃认真的态度对待书信。
首先，在动笔之前要很好地考虑写信的内容把想写的事情一条条拟写下来，列一个提纲。特别是复信，要回答人家提出的问题，一定要先想好。重要的信要先拟草稿，然后进行推敲修改，尤其是写一些不愉快的事情，更要反复思虑，冷静下来之后再决定当寄不当寄。其次，信写完之后，必须回过头来经过仔细的检查:意思是否表达得清楚，用词分寸是否恰当，有没有掉字、错字。如果涂抹过多，录好重抄一次，以做到整洁而美观。如果一次写了几封信，千万注意不要放错信封，以免误亨。再次，信封、信抓格式要正确，字迹要工整，标点符号要用得准确。信封尤为重要，竖式信封务必从右至左写，坏政编码要准确，地址要详尽，字迹务必工整，以免无法投递或投错。另外，第一次同对方通信时，在信孤的末尾署名前要详细、准确地写上自己的地址，以免时方回信写不清地址。总之，书信作为书面形式的交际工具，写法应该简洁、清楚。不简洁，不清楚，废话连篇，冗长拉杂，条理不清，就会浪费对方的时间，使人不得要领，达不到相互交际的目的。
2.书信的表达要考虑对象。一般私人信函是写给特定对象看的，因此表达务必要恰到好处。比如，收信人文化程度较低，就要写得浅显，通俗易懂，如果用一些较生涩的词语，生僻的典故，就会给对方的理解带来困难。收信人文化程度较高，或者很有学问，如果表达得过于通俗，又会使时方觉得信写得太粗浅，一般化了。此外，还要注意对方与自己的关系的硫密，是长辈、同辈还是晚辈，等等。晚辈写给长辈的信，名字前要加自称，如“儿志成”、“学生亚林”等;长辈写给晚笨的信，一般只写“父手书”、“母”即可;写给平辈的、同志的，一般只写名字。不符合约定俗成的格式、或称谓、或祝愿的话，如果用得不得体，都会影响信息交流和相互交际的效
果。
3.写书信要讲究礼貌。书信前后要分别用问候语和敬勉语，行丈过程尤其要注意礼貌，要羊重对方。使用的信纸以十六开的信纸、白纸或稿纸为宜，不要随便从笔记本上撕下一张纸写信。切忌用红色笔写信，使人感到不愉快，是对人的不羊重。收到来信，应及时复信。不及时、不准确，就可能误时、误事，起不到信息传递的作用。因故不能及时回信，写信时应说明理由，表示救意。不要在一个信封里放两封信或更多的信，让收信人东转西交，这样会给对方带来很多不便和麻烦。
另外，如果是代笔给别人写信，要用发信人的口气来写，写完后应念给发信人听听遗漏要补充，写错处要修改。